Säännöt, ohjeet, mallit
Yhdistyksen toiminnassa tarvitaan monenlaisia asiakirjoja esityslistojen ja pöytäkirjojen lisäksi. Tältä sivulta löydät ohjeita, malleja ja lomakkeita ja oppaita yhdistysten toimintaan.
Huomaathan, että docx, rtf-, ja xlxs-loppuiset mallipohjat ovat suojattuja asiakirjoja. Saat pohjien sisällön käyttöösi kopioimalla tekstit uuteen word-asiakirjaan.
Lataa malli tietokoneellesi, mutta älä tallenna sitä. Avaa ladattu tiedosto, valitse kaikki (käytä näppäimistön pikakomentoa Ctrl + a, eli paina yhtä aikaa näppäintä Ctrl ja näppäintä a, sen jälkeen kopioi käyttämällä näppäimistön pikakomentoa Ctrl + c. Avaa uusi word-dokumentti ja liitä teksti siihen käyttämällä näppäimistön pikakomentoa Ctrl + v.
Säännöt
Ammattiliitto JHL:n, sen yhdistysten ja yhteisjärjestöjen säännöt ohjaavat toimintaa. Sääntökirjassa ovat sekä liiton, yhdistyksen että yhteisjärjestön säännöt sekä yhdistyslaki. Voit ladata säännöt JHL:n aineistopankista.
Luottamusmiesvalinnat ja ilmoitukset
Luottamusmiesten valinta on tarkoin ohjeistettu tapahtuma. Ohjesääntö on siis syytä lukea.
- Huom! Mallipohjat ovat suojattuja asiakirjoja. Katso käyttöohje kohdasta “Miten käytän suojattuja asiakirjoja“
Luottamusmies- ja toimihenkilöilmoitukset JHL:ään
Yhdistyksen pitää ilmoittaa valitut luottamusmiehet liittoon omaYhdistyksen kautta. Yhdistykset tallentavat omaYhdistyksessä myös uudet toimihenkilöt, tehtävät ja päivittävät tehtävissä jatkavien henkilöiden kaudet.
Huom. Alla olevassa tiedostossa on järjestö- ja luottamustehtäväilmoituksen lisäksi myös ohje toimintasuunnitelman tekemisestä.
Yhdistyksen sääntömääräiset kokoukset
Yhdistyksen kokous on kutsuttava koolle seitsemän (7) vuorokautta ennen kokousta. Yhdistyksen säännöissä on tarkemmat ohjeet kokouksen koolle kutsumisesta.
Kevätkokous
Sääntöjen mukaan yhdistyksen on pidettävä kevätkokouksensa 1.3.−30.4. välisenä aikana.
- Huom! Mallipohjat ovat suojattuja asiakirjoja. Katso käyttöohje kohdasta “Miten käytän suojattuja asiakirjoja?”
- Tilinpäätös, tuloslaskelma ja tase
- Tilintarkastuskertomus
Mahdolliset poikkeustilanteet, jotka saattavat rajoittaa kokoontumisia vaikeuttavat myös yhdistyksen hallituksen fyysistä kokoontumista ja näin myös tilinpäätöksen allekirjoittamista. Yhdistyksen hallituksen täytyy kuitenkin hyväksyä ja allekirjoittaa tilinpäätös, jonka jälkeen se annetaan toiminnantarkastajille tarkastettavaksi.
Syyskokous
Sääntöjen mukaan yhdistyksen on pidettävä syyskokous 1.11.–15.12. välisenä aikana.
- Huom! Mallipohjat ovat suojattuja asiakirjoja. Katso käyttöohje kohdasta “Miten käytän suojattuja asiakirjoja?”
- Talousarvio
Huom. Alla olevassa dokumentissa on myös toimihenkilöilmoitusten tekemisen ohje.
Syyskokouksessa valitun hallituksen järjestäytymiskokous voidaan pitää jo ennen varsinaisen toimikauden alkua. Valittu puheenjohtaja kutsuu järjestäytymiskokouksen koolle.
Talousohjeita yhdistykselle
Jaostotoiminta
Yhdistyksellä on mahdollisuus perustaa jaostoja, esimerkiksi luottamusmies-, työpaikka- nuoriso- tai vapaa-aikajaosto. Yhdistyksen hallitus tekee syyskokoukselle esityksen jaostojen toimintaohjeista ja pelisäännöistä.
Yhdistykset ja tietosuoja
JHL:n säännöissä on määritelty, että liitto ylläpitää yhdistysten jäsenrekisteriä. Jäsenrekisterin suhteen liitto ja yhdistykset siis ovat yhteisrekisterin pitäjiä. Jäsenrekisterin osalta liitolla ja yhdistyksillä on yhteinen tietosuojavastaava, rekisteriselosteet ja tietosuojakäytännöt. Yhdistykset vastaavat itse muista omista rekistereistään.
Tietosuoja-asiat on käytävä yhdessä läpi yhdistyksen hallituksen järjestäytymiskokouksessa, ja ne käsitellään kaikkien yhdistysten toimihenkilöiden kanssa (mukaan lukien luottamusmiehet ja työsuojeluvaltuutetut) Alla olevat asiat keskustellaan läpi.
- Jäsentietoja käsiteltäessä toimihenkilöitä sitoo salassapito- ja vaitiolovelvollisuus.
- Yhdistyksessä käsiteltäviä henkilötietoja, listauksia ja tiedostoja, joissa on jäsenten tietoja ei missään tilanteessa saa luovuttaa yhdistyksen ulkopuolisille tahoille. Jos yhdistys luovuttaa jäsenten osoitetiedot postitusfirmalle jäsenpostitusta varten, yhdistyksen on tehtävä käsittelysopimus postitusfirman kanssa.
- Luottamusmies on esim. työnantajalta saatuun tietoon itsenäinen rekisterinpitäjä ja on näin vastuussa ylläpitämästään rekisteristä ja tietosuojan noudattamisesta.
- Jäsenen itsensä lisäksi hänen jäsenasioitaan voi hoitaa yhdistyksen jäsenasiainhoitaja ja edunvalvonnallisia asioita JHL:n luottamusmies. Esimerkiksi aviopuoliso tai muu perheenjäsen ei voi hoitaa jäsenen asioita eikä heille saa luovuttaa tietoja jäsenestä. Jäsen voi valtuuttaa valtakirjalla asianhoitajan hoitamaan asiaansa.
- Sähköpostilla lähetettävät jäsenpostit tulee aina lähettää piilokopioina.
- Sähköpostilla ei saa lähettää henkilötunnuksia sisältäviä tietoja. Nämä sähköpostit tulee lähettää salattuina tiedostoina.
- Jäsenten tietoja sisältävät dokumentit on säilytettävä lukollisessa kaapissa tai laatikossa.
- Kun yhdistys kerää jäsenistään tietoja (esim. vapaa-ajan matkoihin liittyen), on pyydettäessä kerrottava avoimesti tiedon käyttötarkoitus ja se, kuinka kauan tietoja säilytetään.
- Laajan käyttöoikeuden saa tehtävänsä puolesta jäsenasiainhoitaja. Puheenjohtaja ja sihteeri saavat suppeat oikeudet ja oikeuden päivittää toimihenkilötehtäviä.
- Yhdistys voi tehdä päätöksen hakea max. kolmelle toimihenkilölle suppeat käyttöoikeudet, mikäli myöntämiselle on selkeä peruste ja käyttötarve.
- Käyttö edellyttää käyttöehtojen hyväksymistä palveluun kirjautuessa.
- Hallituksen on todettava kaikki käyttöoikeuden haltijat järjestäytymiskokouksessaan ja käsitellä tehtävien sisällöt (aktiivien sivut/yhdistystoiminta/omayhdistys) ja niihin liittyvä tietosuoja.
- Käyttöoikeus omaYhdistys – palveluun päättyy toimihenkilökauden päättyessä ja yhdistyksen huolehdittava tieto aluetoimistoon.
- Käyttäjätunnusta ja salasanaa ei saa antaa kenenkään toisen henkilön käyttöön.
- Vanhat ja tarpeettomat tiedostot ja jäsenlistat on tuhottava. Niitä ei toimiteta paperinkeräykseen. Raportit ja muut jäsentietoja sisältävät tiedostot:
· tarpeettomien ja turhien tiedostojen tekemstä on vältettävä
· tulostettuja raportteja ja tiedostoja ei saa jättää näkyville
· tarpeetonta ja turhaa tallentamista on vältettävä
· tallentaminen on sallittu vain yhdistyksen omistuksessa olevalle koneelle. - Ilmaisiin pilvipalveluihin tallentaminen (esim. Dropbox, Google Drive, iCloud) on kielletty (ei koske Elisan JHL yhdistysten Microsoft 365 ympäristöä).
- Jäsenen yhteystietoa ei voi kirjata rekisteriin, jos tietoa ei ole saatu jäseneltä itseltään.
- Palvelun tiedoista ei saa luoda mitään omaa rekisteriä.
Tietosuoja on henkilötietojen käsittelyn asetukseen ja lakiin perustuvaa luonnollisen henkilön tietojen suojaamista.
Tietoturva on tietojen, tietojärjestelmien ja tietoliikenteen suojaamista. Tietoturvan tehtävä on varmistaa tietojen luottamuksellisuus, oikeellisuus ja käytettävyys.
Yhdistystä/yhteisjärjestöä koskevat muutokset
Nimenkirjoittajien tai osoitteen muutos yhdistysrekisteriin
Yhdistyksen nimenkirjoittajamuutokset tehdään Patentti- ja rekisterihallitukseen. Ohje muutoksen tekemiseen löytyy Patentti- ja rekisterihallituksen sivulta “Yhdistysrekisteri“, samalla sivulla on linkki sähköisen ilmoituksen tekemiseen.
Yhdistyksen purkautuminen tai yhdistyminen toisen yhdistyksen kanssa
Ammattiliitto JHL:n Muuttuva yhdistys -oppaassa annetaan ohjeita tilanteeseen, jossa harkitaan yhdistyksen purkamista tai yhdistysfuusiota. Näihin toimiin liittyy lain vaatimia ja sääntöjen mukaisia vastuita, velvoitteita ja käytännön toimia. Opas on ladattavissa JHL:n aineistopankista.
Mallipohjat ovat suojattuja asiakirjoja. Katso ohje, miten otat pohjat käyttöön.
- Joukkovaltakirja jäsenmaksun perimiseksi
Yhdistyksen/yhteisjärjestön nimen, kotipaikan, toimialueen tai järjestämisalamuutokset
Säännönmukaisen toiminnan varmistamiseksi on yhdistyksen ja yhteisjärjestön oltava muutostarpeissa aina ensin yhteydessä yhdistyksen aluetoimiston aluepäällikköön. Tarkista aluetoimistojen alueet kunnittain. Aluetoimiston ratkaisee yhdistyksen kotipaikka.
Aineistoja työsuojeluvaaleihin
Jotta työpaikoillanne hyvien tyyppien ehdokkaaksiasettuminen työsuojelun yhteistoimintaan olisi helpompaa, on avuksenne tehty ”Asetu ehdolle työsuojeluvaaleissa ”–esite sekä vaaliaikaan äänestämisen tärkeydestä muistuttava ”Äänestä työsuojeluvaaleissa” -juliste. Molempia on hyvä tulostaa ja laittaa omalla työpaikalla niin ilmoitustauluille kuin sosiaalitiloihin.
Tiedostot ovat A3-koossa, mutta ne voi tulostaa myös A4-kokoon, kun vain määrittää tulostamisen yhteydessä paperin A4-kokoon ja määrityksen: sovita paperille tai skaalaa sopivaksi (termi voi vaihdella).