Medlemsregistrets dataskyddsbeskrivning

DATASKYDDSBESKRIVNING

EU:s allmänna dataskyddsförordning 2016/679

Personskyddslagen 1050/2018

Datum för uppgörande: 1.1.2018
Uppdaterad 31.5.2022

1. Registerförare

Förbundet för den offentliga sektorn och välfärdsområdena JHL rf (”JHL”)

Gatuadress:
Sörnäs strandväg 23, 00500 Helsingfors

Postadress: PB 101, 00531 Helsingfors

tfn 010 77031

2. Gemensamt personuppgiftsansvarig

JHL upprätthåller medlemsregistret och beslutar gemensamt med medlemsföreningarna om skötsel och
upprätthållande av medlemskap. JHL fungerar som gemensamt registeransvarig för medlemmarnas
personuppgifter tillsammans med den medlemsförening som personen är medlem i. Medlemmen kan kontrollera
den egna föreningen i mittJHL.

3. Kontaktperson i ärenden gällande registret

Medlemsservicechef Jutta Pekonen
jutta.pekonen@jhl.fi
Sörnäs strandväg 23, 00500 Helsingfors
tfn 010 7703 280

4. Dataskyddsansvariges kontaktuppgifter

Dataskyddsansvarig Hannu Viljanen
tietosuoja@jhl.fi
Sörnäs strandväg 23, 00500 Helsingfors
tfn 010 7703 427

5. Registrets namn

Förbundet för den offentliga sektorn och välfärdsområdena JHL rf:s Medlemsregister

6. Ändamål för behandling av personuppgifter och behandlingsgrund

Förbundet för den offentliga sektorn och välfärdsområdena JHL rf för ett centraliserat medlemsregister i vilket har
lagrats personuppgifterna av medlemmar i JHL:s föreningar. Uppgifterna används för att sörja för medlemsärenden
och intressebevakning, för att insamla statistik och upprätta utredningar, registrera funktionärsuppdrag, för
kursförvaltningen samt för uppföljning av medlemskap i arbetslöshetskassan och betalningen av kassans
medlemsavgifter. Personuppgifterna behandlas i anslutning till föreningens lagliga verksamhet som hänför sig till
fackföreningsverksamhet och med påkallade skyddsåtgärder med stöd av artikel 9.2 (d) i Europeiska Unionens
allmänna dataskyddsförordning. Anslutning till föreningen sker frivilligt genom ansökan. JHL kan med
medlemmens samtycke också behandla medlemmens personuppgifter för direktmarknadsföringsändamål.

7. Registrets datainnehåll

I registret registreras följande uppgifter om de registrerade:

Person- och medlemskapsuppgifter

Namn
Personbeteckning
Kontaktuppgifter: Adress, telefonnummer, e-postadress
Medlemsuppgifter
Modersmål
Kontaktspråk (på vilket språk medlemskommunikation sköts)
Nationalitet
Utbildning
Kontonummer
Medlemsavgiftsinformation

Arbetsförhållande och skyldighet att betala medlemsavgift

Uppgifter om arbetsförhållande och skyldighet att betala medlemsavgift
Avtalssektor
Yrke

Förtroendeuppdrag

Kursinformation

Avlagda kurser
Matallergier

Intressebevakningsinformation

Medlemskapsärenden och intressebevakningsfall
Rättsfall och tvistemål

Övrig information

Tidningsprenumerationer
Utbetalda strejkbidrag
Hedersmedlemskap
Medlemsrekrytering
Beviljade stipendier och armbandsur
Utmärkelsetecken

8. Personuppgifternas lagringstid

Personuppgifterna lagras så länge som det är nödvändigt för att utföra de uppgifter som beskrivs i denna
dataskyddsbeskrivning. Vissa uppgifter kan i situationer som lagen förutsätter lagras längre, till exempel i enlighet
med de lagringstider som anges i bokföringslagen eller föreningslagen.
Till exempel uppgifter i anknytning till intressebevakningsuppdrag lagras i sex år räknat från tidpunkten då
uppdraget avslutades och uppgifter i anknytning till medlemsavgifter lagras i sex år. Uppgifterna om en medlem
som utträtt raderas eller anonymiseras senast 10 efter att medlemskapet upphörde.

9. Regelmässiga datakällor

Uppgifterna erhålls i utgångsläget av medlemmen själv då personen ansluter sig som medlem i JHL:s
medlemsförening. Därutöver får JHL adressförändringsuppgifter av Postis adressförändringstjänst, uppgifter om
medlemsavgifter av medlemmarnas arbetsgivare och information om medlemskapet av Statistikcentralen.

10. Regelmässig överlåtelse av uppgifter

Medlemmarnas uppgifter överlåts med medlemmens samtycke till arbetslöshetskassan och försäkringsbolaget som
tillhandahåller medlemmarnas organisationsförsäkring.
Med medlemmens samtycke kan uppgifter om medlemmen överlåtas också till Finlands Fackförbunds
Centralorganisation FFC för uppgörande av utredningar.
Uppgifter som gäller personer som deltar på JHL-institutets kurser kan överlåtas till bl.a. researrangörer, hotell,
institut och Utbildningsstyrelsens Koski-tjänst.
När JHL utför sina uppgifter i anknytning till denna dataskyddsbeskrivning använder JHL sig också av
underleverantörer. JHL sluter avtal om tillräcklig dataskyddsnivå och behandlingens lagenlighet med dessa aktörer

11. Överföring av uppgifter till länder utanför EU och EES

Personuppgifter behandlas inte i utgångsläget utanför Europeiska unionen eller Europeiska ekonomiska
samarbetsområdet. Personuppgifter beträffande deltagare i JHL-institutets kurser kan överlåtas till researrangörer,
vilka kan fungera utanför Europeiska unionen eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet. I sådana fall begärs
uttryckligt samtycke av den registrerade för överlåtelse av uppgifter.

12. Principerna för skyddet av registret

Registret har skyddats med påkallade tekniska och organisatoriska åtgärder för att säkerställa personuppgifternas
dataskydd.
All datakommunikation har krypterats med bästa möjliga krypteringsteknik.

13. De registrerades rättigheter

Granskningsrätt

De registrerade har gratis granskningsrätt, men registerföraren har rätt att ta ut en administrativ avgift om
granskning begärs upprepat. Den som vill kontrollera uppgifterna om sig själv kan granska sina egna uppgifter i
mittJHL eller framställa en begäran om uppgifter enligt GDPR.

Rätt att kräva rättelse eller radering av uppgifter

Till den del som den registrerade kan agera själv, ska hen utan obefogat dröjsmål på eget initiativ så fort saken
kommit till personens kännedom rätta, radera eller komplettera en personuppgift som ingår i ett personregister
som med tanke på avsikten med behandlingen är felaktig, onödig, bristfällig eller föråldrad.

Till den del som den registrerade inte kan korrigera eller radera uppgifterna själv, ska begäran om korrigering eller
radering sändas till enheten för medlems- och föreningstjänster:
tfn 010 7703 430
jasenpalvelu@jhl.fi

Rätt att begränsa och göra invändningar mot behandlingen av uppgifter

Den registrerade har rätt att begränsa behandlingen av sina personuppgifter till exempel i en situation då den
registrerade inväntar svar av registerföraren på begäran om korrigering eller radering av sina egna
personuppgifter. Den registrerade har också i vissa situationer rätt att göra invändningar mot behandlingen av
uppgifterna, så att de inte behandlas alls.

Rätt att återkalla samtycke

Om behandlingen av personuppgifter baserar sig på den registrerades samtycke, har den registrerade rätt att
återkalla sitt samtycke genom att meddela registerföraren därom.

14. Automatiserat beslutsfattande och profilering

JHL utför inte automatiserat beslutsfattande eller profilering.

15. Besvärsrätt

Om den registrerade upplever att hens rättigheter kränks, önskas den registrerade i första hand kontakta den
dataskyddsansvarige som namnges i denna dataskyddsbeskrivning.

Vid behov kan den registrerade lämna ett
besvär hos dataskyddsmyndigheterna.

Telefonnummer till dataskyddsombudets kontor: 029 56 16670