Stadgar, instruktioner, dokumentmallar
I föreningens verksamhet krävs ett brett sortiment av olika dokument utöver de vanliga föredragningslistorna och protokollen. På denna sida finns ett antal anvisningar, mallar, blanketter och handböcker som behövs i föreningsverksamheten.
Notera att filer vars namn slutar med docx, rtf- eller xlxs är mallar som är skyddade dokument. Du får tillgång till innehållet i mallarna genom att kopiera över texten till ett nytt tomt dokument.
Ladda mallen på din dator men spara inte den. Öppna den laddade filen. Färga hela texten (använd tangentkombinationen Ctrl + a, dvs. tryck ner tangenterna Ctrl och a samtidigt), kopiera därefter hela texten med tangentkombinationen Ctrl + c. Öppna ett nytt tomt dokument och foga in texten där med tangentkombinationen Ctrl + v.
Stadgarna
Fackförbundet JHL:s, dess medlemsföreningars och samorganisationers verksamhet regleras av stadgar. I stadgeboken ingår förbundets, föreningarnas och samorganisationernas stadgar samt föreningslagen. Du kan ladda ner stadgarna från JHL:s materialbank.
Förtroendemannaval och funktionärsanmälningar
Det finns noggranna anvisningar om hur förtroendemannavalet ska genomföras. Läs reglementet noga.
Obs! Mallarna är skyddade dokument. Se instruktionen uppe på den här sidan “Så här använder du skyddade dokument“
Anmälan av förtroendemän och funktionärer till JHL
Föreningen ska via föreningstjänsten minFörening anmäla de personer som valts till förtroendemän till förbundet. Föreningarna ska också spara de nya funktionärer som valts och deras uppdrag i minFörening samt uppdatera mandatperioden för de funktionärer som fortsätter med sitt uppdrag.
Föreningens stadgeenliga möten
Möteskallelsen till föreningens möte ska sändas senast sju (7) dygn före mötet. I föreningens stadgar finns närmare anvisningar om hur mötet ska sammankallas.
Vårmötet
Den stadgeenliga tiden för att ordna föreningarnas vårmöten är inom tiden 1.3–30.4.
Obs! Mallarna är skyddade dokument. Läs instruktionen uppe på sidan “Så här använder du skyddade dokument“.
Bokslut, resultaträkning och balansräkning
Revisionsberättelse
Eventuella undantagssituationer som kan begränsa möjligheterna att ordna sammankomster, gör det svårare för föreningsstyrelsen att samlas fysiskt. Således blir det också svårare att underteckna bokslutet. Föreningens styrelse måste ändå godkänna och underteckna bokslutet. Efter det granskas bokslutet av verksamhetsgranskarna.
- På sitt distansmöte behandlar föreningens styrelse vårmötesärendena och bokslutet (till exempel via programvaran Teams). I verktyget för distansmöten skriver varje styrelsemedlem sitt namn och ”jag godkänner bokslutet” i chatten. Efter det tar man en bild/skärmdump av chatten. Den bifogas till bokslutet.
- Med e-posttjänsten Microsoft Outlooks röstningsfunktion (godkänn/avvisa). Bokslutet bifogas till ett e-postmeddelande. Rubriken för e-postmeddelandet bör vara ”Godkännande av föreningens bokslut 202x”. Meddelandet sänds till styrelsemedlemmarna för godkännande. Förse meddelandet med röstningsfunktionen. Avsändaren av e-postmeddelandet kan med uppföljningsfunktionen följa upp vilka som har godkänt bokslutet genom att gå in i mappen för avsända meddelanden (man måste öppna meddelandet i fråga). Med uppföljningsfunktionen kan avsändaren också skriva ut en ”rapport” (= en lista över svaren)/skärmdump. Rapporten/skärmdumpen bifogas till bokslutet.
Det finns också flera olika elektroniska underskriftstjänster på marknaden, till exempel Sarake Sign, www.sarake.fi
Höstmötet
Enligt stadgarna ska föreningarna ordna sina höstmöten inom tiden 1.11–15.12.
Obs! Mallarna är skyddade dokument. Läs instruktionen uppe på sidan “Så här använder du skyddade dokument“.
Den vid höstmötets valda styrelsen kan hålla sitt konstituerande möte före den egentliga verksamhetsperioden börjar. Den valda ordföranden sammankallar det konstituerande mötet.
- Föredragningslista för styrelsens konstituerande möte (kommer in på nätsidan senare)
Ekonomiska anvisningar till föreningarna
Sektionsverksamhet
Föreningen kan grunda sektioner, t.ex. för förtroendemän, arbetsplatser, ungdomsverksamhet eller fritidsverksamhet. Sektionen grundas alltid av föreningens styrelse och föreningsstyrelsen bär också ansvaret för sektionens verksamhet (t.ex. ekonomin). Sektionen är inte en registrerad förening (rf). Föreningens styrelse lägger fram ett förslag till höstmötet om verksamhetsanvisningar och spelregler för sektionerna.
Dataskyddet i föreningarna
I JHL:s stadgar fastställs att förbundet upprätthåller föreningarnas medlemsregister. Beträffande medlemsregistret är således förbundet och föreningarna registerförare av ett samregister. För medlemsregistrets del har förbundet och föreningarna en gemensam dataskyddsansvarig, registerbeskrivningar och dataskyddspraxis. Föreningarna ansvarar själva för sina övriga register.
Dataskyddsärenden ska tas upp vid föreningens konstituerande möte och de ska behandlas tillsammans med alla föreningens funktionärer (inklusive förtroendemännen och arbetarskyddsfullmäktige). Ärendena nedan ska diskuteras.
- Då man behandlar medlemsuppgifter binds funktionärerna av sekretess och tystnadsplikt.
- Personuppgifter, listor och dokument som föreningen behandlar och som innehåller information om medlemmen får under inga omständigheter överlåtas till externa parter utanför föreningen. Ifall föreningen överlåter medlemmens adressuppgifter till ett postutdelningsföretag ska föreningen göra ett avtal om behandling av uppgifter med företaget ifråga.
- Förtroendemannen är en självständig registerförare till exempel beträffande information som erhållits av arbetsgivaren och är därmed ansvarig för upprätthållandet av registret ifråga och iakttagande av dataskydd.
- Utöver medlemmen själv kan medlemmens medlemsärenden skötas av föreningens medlemsansvariga och JHL:s förtroendeman när det gäller frågor inom intressebevakningen. En make/maka eller annan familjemedlem kan däremot inte sköta medlemmens ärenden och information om medlemmen får inte överlåtas till dem. Medlemmen kan med fullmakt befullmäktiga ett ombud att sköta sitt ärende.
- Medlemspost som skickas per e-post ska alltid skickas som dold kopia.
- Personbeteckningar får aldrig skickas per e-post. E-post med sådana uppgifter ska skickas som hemliga handlingar.
- Dokument som innehåller medlemsuppgifter ska sparas i låsta skåp eller lådor.
- Då föreningen samlar in uppgifter av sina medlemmar (t.ex. i anknytning till fritidsresor) ska man på begäran berätta öppet om hur man ämnar använda uppgifterna samt hur länge de sparas.
- Den medlemsansvariga får omfattande användarrättigheter utgående från sitt uppdrag. Ordförande och sekreterare får begränsade användarrättigheter och rätt att uppdatera funktionärsuppdrag.
- Föreningen kan besluta att ansöka om begränsade användarrättigheter till maximalt tre funktionärer, ifall det finns en god motivering och användningsbehov som grund för beviljandet av rättigheter.
- Användning förutsätter att man godkänner användningsvillkoren då man loggar in i tjänsten.
- Styrelsen ska konstatera alla innehavare av användarrättigheter vid sitt konstituerande möte och behandla innehållet i uppgifterna (sidorna för de aktiva/föreningsverksamhet/minFörening) och dataskyddet i anknytning till dem.
- Användarrätt till tjänsten minFörening upphör då funktionärens mandatperiod löper ut. Föreningen ska se till att uppgifterna kommer till regionkontoret.
- Användarnamn och lösenord får inte ges till någon annan persons användning.
- Gamla och onödiga dokument och medlemsförteckningar ska förstöras. De får inte lämnas i pappersinsamlingen. Rapporter och andra dokument som innehåller medlemsuppgifter:
· man ska undvika att skapa onödiga dokument
· utskrifter av rapporter och dokument får inte lämnas synligt framme
· undvik onödigt sparande av filer
· det är tillåtet att spara endast på en dator som ägs av föreningen. - Det är förbjudet att spara dokument i gratis molntjänster (t.ex. Dropbox, Google Drive, iCloud). (Gäller inte Elisas Microsoft 365-omgivning för föreningarna).
- Medlemmens kontaktuppgifter kan inte skrivas in i registret ifall informationen inte erhållits av medlemmen själv.
- Man får inte skapa något eget register av dokumenten i tjänsten.
Dataskydd är skydd av fysiska personers personuppgifter som baserar sig på dataskyddsförordningen och lagstiftningen.
Datasäkerhet innebär skydd av data, datasystem och datatrafik. Avsikten med datasäkerheten är att säkerställa uppgifternas konfidentialitet, riktighet och användbarhet.
Ändringar som gäller föreningen/samorganisationen
Adressförändringar eller ändringar i föreningens undertecknare i föreningsregistret
Ändringar i föreningens undertecknare görs till Patent- och registerstyrelsen. Anvisningar om hur man gör ändringen finns på Patent- och registerstyrelsens webbplats, sidan ”Föreningsregistret”. På samma sida finns en länk för att lämna in en elektronisk anmälan.
Upplösning av föreningen eller sammanslagning med en annan förening
I fackförbundet JHL:s handbok Förening i förändring finns anvisningar för situationer då man överväger upplösning av föreningen eller sammanslagning med en annan förening. Det finns lagstadgade och stadgeenliga ansvar, skyldigheter och praktiska funktioner i anknytning till dessa åtgärder. Handboken finns i JHL:s materialbank.
Obs! Mallarna är skyddade dokument. Se instruktionen uppe på den här sidan “Så här använder du skyddade dokument“
- Fullmakt för uppbärande av medlemsavgift
Förändringar som gäller föreningens/samorganisationens namn, hemort, verksamhetsområde eller organiseringsområde
För att säkerställa att verksamheten följer stadgarna ska föreningen och samorganisationen i alla situationer då det föreligger förändringsbehov först ta kontakt med regionkontorets regionchef. Kontrollera regionkontorens områden kommunvis. Regionkontoret avgör föreningens hemort.
Material för arbetarskyddsvalet
För att göra det lättare att locka bra typer att ställa upp i arbetarskyddsvalet har vi utarbetat en ”Ställ upp i arbetarskyddsvalet”-broschyr och en ”Rösta i arbetarskyddsvalet”-affisch som ni kan lägga fram på arbetsplatsen för att påminna om hur viktigt det är att rösta. Skriv ut ett antal av båda och lägg dem fram på ett synligt på arbetsplatserna, både på anslagstavlan och i kafferummet.
Filerna är i storlek A3 men de kan skrivas ut också i formatet A4 om du vid utskriften väljer pappersstorlek A4 och kruxar för ”anpassa storlek” (formuleringen kan variera).
