Hjälpmedel för föreningsverksamheten
Organisationsarbete är att samarbeta och göra saker tillsammans. JHL:s föreningar eftersträvar ett rättvist arbetsliv bland annat genom samarbete och genom att övervaka att anställningsvillkoren följs på arbetsplatserna. Utan att glömma fritidsverksamheten som ökar samhörigheten bland föreningens medlemmar.
I föreningsarbetet behöver man inte alltid uppfinna hjulet på nytt, så här är några hjälpmedel och tips för verksamheten.
MinFörening stöder föreningsverksamheten
E-tjänsten minFörening är avsedd för att underlätta föreningarnas vardagliga arbete. Föreningarna ser den egna föreningens medlemsuppgifter och -antal i realtid. Föreningen kan med hjälp av tjänsten skicka e-post till sina medlemmar, följa med medlemsantalets utveckling, och till exempel se hur många medlemmar som arbetar hos en och samma arbetsgivare med tanke på eventuella rekryteringskampanjer. Man kan också få ut statistik med hjälp av tjänsten.
Även mycket annat i minFörening
I minFörening hittar du också sådant material som tidigare har krävt inloggning på JHL:s sidor för aktiva:
- anvisningar om rättshjälp och nödvändiga blanketter
- anvisningar för funktionärsanmälningar
- ordlistan för medlemsansvariga
- särskilda erbjudanden för föreningarna
- medlemsservicens kontaktuppgifter
- material från inkomstregisterkursen
- anvisningar gällande arbetskonflikter.
Användarrättigheter till minFörening
Det finns fyra typer av användarrättigheter: breda rättigheter, funktionärsrättigheter, begränsade rättigheter och rättigheter för huvudförtroendemän.
Breda rättigheter beviljas automatiskt till föreningarnas medlemsansvariga, och de ger dem rätt att uppdatera
- medlemmens kontaktuppgifter
- information om medlemmens anställningsförhållande
- organisationsenhetens kontaktuppgifter
- information om organisationsenhetens funktionärer.
Med breda rättigheter kan man också se medlemsavgiftsrapporter.
Funktionärsrättigheter beviljas automatiskt till föreningarnas ordföranden och sekreterare, och de ger dem rätt att uppdatera
- medlemmens kontaktuppgifter
- information om medlemmens anställningsförhållande
- organisationsenhetens kontaktuppgifter
- information om funktionärer.
Begränsade rättigheter ger rätten att uppdatera
- medlemmens kontaktuppgifter
- information om medlemmens anställningsförhållande
- organisationsenhetens kontaktuppgifter.
Föreningen kan ansöka om begränsade användarrättigheter till maximalt tre funktionärer vilkas uppdrag i sig inte ger dem användarrättigheter och som behöver dessa rättigheter i sitt uppdrag (motivera behovet). Föreningens styrelse beviljar begränsade rättigheter. Efter styrelsens behandling ska ett protokollsutdrag skickas till adressen jarjestelmapalvelut@jhl.fi. Förbundet antecknar de nya användarrättigheterna. Observera att man behandlar ärenden som gäller hela föreningens medlemskår i föreningens organisationsuppdrag. I uppgiften som arbetsplatsens förtroendeman behandlas endast ärenden som gäller medlemmarna på en specifik arbetsplats. Därmed kan man inte bevilja användarrättigheter till programmet endast på basis av att någon är arbetsplatsens förtroendeman.
Rättigheter för huvudförtroendemän beviljas automatiskt till huvudförtroendemän och vice huvudförtroendemän för de medlemmar de representerar. Rättigheterna är inte bundna till en viss förening, utan till arbetsgivaren som uppgiften anknyter till.
Rättigheterna ger huvudförtroendemän rätt att
- uppdatera e-postadresser och telefonnummer för de medlemmar som de representerar
- se en lista över alla medlemmar de representerar
- skicka e-post via minFörening till de medlemmar de representerar.
Föreningarnas evenemang, möten och kurser i JHL:s kalender
För att göra möten och utbildnings- och medlemsevenemang mer synliga kan föreningarna annonsera om dem i JHL:s kurs- och evenemangskalender. Mötesannonsen kan också publiceras i Motiivi om du kryssar för det alternativet på blanketten. För närvarande är blanketten endast på finska.
När du anmäler ett evenemang med webblanketten ska du komma ihåg att redan i rubriken skriva vilken förening som ordnar evenemanget. Kontrollera också Motiivis schema för att se när du senast kan skicka in material. Alla annonser ryms inte alltid i tidningen på grund av brist på utrymme.
Föreningen på arbetsplatsen
Att synas på arbetsplatserna, ha tryckta produkter och andra produkter med en enhetlig image, ha en egen uppdaterad webbplats och vara närvarande i sociala medier gör föreningen synligare.
Visa vilka ni är! Kontaktuppgifter på arbetsplatsens anslagstavla
Det är bra om åtminstone förtroendemannens, den arbetarskyddsfullmäktigas, föreningens och arbetsplatsens eventuella kontaktpersons kontaktuppgifter är synliga på arbetsplatsens anslagstavla. Fyll i blanketten nedan, skriv ut den och för den till din arbetsplats.
Anvisningar för arbetsplatsens kontaktpersoner
Arbetsplatsens kontaktperson är en aktiv JHL-medlem som är verksam på arbetsplatsen. Hen är en viktig länk mellan arbetsplatsen, förtroendemannen och föreningen. Det behövs inga särskilda kunskaper eller utbildning för att bli kontaktperson. Här kan du ladda ner anvisningar för hur man väljer en kontaktperson och vad uppdraget innebär.
Webbplatspaket för föreningar
Vi rekommenderar starkt man använder de webbplatspaket som förbundet tillsammans med Vitec Avoine Oy erbjuder medlemsföreningarna. På så sätt säkrar vi ett enhetligt utseende och att föreningens webbplats är tryggade.
Det finns flera alternativ att välja mellan. Alla innehåller ett publiceringssystem som gör det lätt att skapa och uppdatera webbsidor. Till tjänsten hör också det serverutrymme som behövs, webbadress och layoutalternativ som är i linje med JHL:s grafiska anvisningar.
Den avgiftsfria Free-versionen inkluderar själva webbplatsen. Den lämpar sig i synnerhet för små föreningar eller föreningar som bara har behov av en liten webbplats. Det maximala antalet sidor i Free-versionen är fem, de andra versionerna har ett obegränsat antal sidor. Free-versionen kan också användas för att prova tjänsten utan kostnader.
Med Start-versionen kan man skapa ett obegränsat antal sidor och även lösenordsskyddade medlemssidor.
Den mer omfattande Plus-versionen innehåller även ett eget arbetsutrymme för styrelsens medlemmar.
Läs mer om alternativen och priserna och beställ ett paket på adressen www.yhdistysavain.fi/liitot/julkisten-ja-hyvinvointialojen-liitto-jhl/ (på finska).
Föreningarna i sociala medier
Vi uppmuntrar JHL-föreningarna att vara aktiva i sociala medier. De flesta föreningarna har till exempel ett Facebook- eller Instagram-konto.
Via sociala medier kan föreningen kommunicera med sina medlemmar, påverka och rekrytera medlemmar lokalt. Innan föreningen grundar ett konto, en grupp eller en sida lönar det sig att öppet diskutera om bl.a.
- vilka mål föreningen har i sociala medier
- tiden som behövs för att upprätthålla kanalen
- arbetsfördelningen.
JHL:s kommunikationsenhet jobbar på en handbok om sociala medier för föreningarna, där det kommer att finnas information om att grunda och upprätthålla kanaler i sociala medier. Handboken kommer även att innehålla tips om grafiskt material, bl.a. profilbilder och omslagsbilder.
Har föreningens kanal i sociala medier publicerats på JHL:s webbplats? Kontrollera det i tabellen över JHL-föreningarnas kanaler i sociala medier (Facebook-sidor, Instagram-konton). Om du inte hittar kontot på listan kan du anmäla det med JHL:s blankett.
Trycktjänst – enhetlig utformning av tryckta produkter
Tillsammans gör vi JHL synligt! Föreningarna kan beställa tryckta produkter med JHL:s utformning av förbundets samarbetspartner. Föreningarna kan beställa handböcker, kuvert, gratulationskort, förbundets regler, klistermärken och visitkort från vår trycktjänst, jhl.fi/painopalvelu. Tjänsten produceras i samarbete med tryckeriet PunaMusta.
När föreningen beställer produkter från trycktjänsten skickas fakturan till föreningen. Du kan välja antingen nätfaktura eller faktura som betalningssätt. Kom alltid ihåg att i samband med beställningen fylla i föreningens faktureringsuppgifter (undantaget är kampanjprodukter, dem berättar vi alltid separat om när kampanjen börjar).
Tjänsten används med webbläsaren för att beställa JHL:s trycksaker. Med hjälp av tjänsten kan du bland annat skapa personliga JHL-produkter för ditt eget bruk.
För att använda tjänsten behöver föreningen inloggningskoder. Det lönar sig för föreningen att centralisera användningen av trycktjänsten till en ansvarsperson.
Om din förening inte ännu har inloggningskoder till trycktjänsten, kan du beställa dem på adressen painopalvelu@jhl.fi. Inkludera föreningens eller kontaktpersonens namn och e-postadressen till vilken inloggningskoderna ska skickas. Trycktjänsten är finskspråkig.
JHL-shop i föreningarnas bruk
I JHL-shop kan föreningarna skaffa JHL-märkta produkter som kan användas på evenemang, för att göra föreningen synligare, delas ut eller ges som presenter. Vi satsar främst på inhemska och etiskt tillverkade produkter.
Personliga uppköp betalas alltid som nätbetalning (Paytrail), men för föreningar är även fakturering möjlig. Ange i så fall föreningens FO-nummer i inköpskorgen. Mastermark, som administrerar nätbutiken, kontrollerar om din förening har en nätfaktureringsadress och sparar den i så fall i dina kunduppgifter. Faktureringsadressen används därefter automatiskt för dina framtida uppköp. Om föreningen inte har en nätfaktureringsadress, får du fakturan till din e-post och kan vidarebefordra den till exempel till er kassör.
Sortimentet uppdateras två gånger per år. Kom tillbaka då och då för att kolla produktnyheterna!
JHL-bonuspriser till medlemsrekryterarna
Medlemsrekryterarna kan intjäna poäng för medlemmar de rekryterar och få fina priser med hjälp av poängen. Bekanta dig med JHL-bonuspris via sidan Delta under punkten Medlemsrekryterare.
Föreningarna kan köpa poäng till sina medlemmar. Poängen kan sedan användas till JHL-bonuspriser. Det går att köpa poäng via JHL Poängbutiken.
Påverka med motioner
Motioner till representantskapet är en viktig kanal för att för att få fram information till representantskapet för diskussion och beslut om frågor som föreningarna eller representantskapets medlemmar upplever som särskilt viktiga att utveckla/förbättra i JHL:s verksamhet och riktlinjer.
Föreningarna kan påverka hela JHL:s verksamhet med hjälp av motioner. Enskilda medlemmar kan påverka vilka ärenden föreningarna gör sina motioner om.
Vem kan lämna in motioner till representantskapet?
Rätten att lämna motioner till representantskapets möten har
- medlemsföreningar
- förbundsstyrelsen
- samorganisationer
- representantskapsledamöter.
Hur lämnar man in en motion?
Motionen ska lämnas in i skriftlig form till förbundsstyrelsen senast två månader före representantskapets möte. Varje motion ska lämnas in som ett separat brev. Motioner kan också lämnas in per e-post under adressen kirjaamo@jhl.fi.
I motionen ska framgå motionärens namn. Motioner som lämnas in i föreningens namn ska undertecknas av föreningens namntecknare.
Var och en som skickar in en motion får ett meddelande om att motionen har tagits emot. Därför måste motionärens kontaktuppgifter framgå i motionen.
Motionen ska innehålla ett klart förslag eller en idé, som motionären vill att representantskapet tar ställning till. Det räcker inte att det i motionen påpekas att något står dåligt till. En bra motion innehåller en kort motivering om varför just denna motion är viktig och varför representantskapet/förbundet måste göra något åt saken.
Vilka ärenden kan motionerna gälla?
Motionerna kan i princip gälla vad som helst. Man bör dock notera att representantskapets centrala uppgift är att besluta uttryckligen om de stora riktlinjerna för JHL:s verksamhet.
Förbundsledningen, personalen och styrelsemedlemmarna tar på olika sätt och via olika kommunikationskanaler hela tiden emot utvecklingsidéer och feedback som gäller verkställande av representantskapets beslut och förbundets operativa verksamhet.
Motioner som har betydande ekonomiska inverkningar är bäst att lämna in till vårmötet. Då kan eventuella följder av beslutet bättre tas i beaktande vid upprättande av budgeten och verksamhetsplanen.
Hur handläggs motionerna?
De sakkunniga som har mest kännedom och det operativa ansvaret för det område som motionen gäller ska bereda ett svar och ett beslutsförslag till förbundsstyrelsen. På basis av dem ska förbundsstyrelsen behandla och bereda ett svar på varje motion samt ett beslutsförslag som läggs fram till representantskapet. Representantskapet behandlar och godkänner svaren på motionerna antingen i föreslagen form eller med de ändringar som representantskapet beslutar om.
Motioner i vilka man föreslår ändringar i gällande kollektivavtal hänskjuts enligt etablerad praxis för beredning till de avdelningar som sörjer för beredningen av avtalsmål. Även dessa motioner lämnas dock för kännedom till representantskapets ledamöter i samband med handläggningen av de övriga motionerna.
Hur kan man följa med behandlingen av motionerna?
Föreningsbrevet som skickas efter representantskapets möte innehåller alla motioner som lämnats till representantskapet jämte svaren på dem. Ibland kan de allra mest omtalade motionerna och svaren på dem också behandlas i den allmänna rapporteringen från representantskapsmötet.
Organiseringshandbok för föreningar
Organiseringshandboken är en övergripande handbok som innehåller information om centrala frågor gällande organisationsarbetet inom JHL. Vissa frågor behandlas grundligare än andra, eftersom det kommer oftare förfrågningar om de ämnen som har uppfattats som svårbegripliga eller svårt att genomföra.
Ladda ner organiseringshandboken här:
Hedersmedlemskap
En förening eller samorganisation kan ansöka om JHL:s hedersmedlemskap för sina medlemmar. Hedersmedlemskapet beviljas av JHL:s arbetsutskott.
Förutsättningarna för hedersmedlemskap är att medlemmen i 25 på varandra följande år har hört till en av JHL:s medlemsföreningar eller en inhemsk organisation som hör till en facklig centralorganisation, och i minst 20 år varit
- medlem i förbundets representantskap, styrelse eller sakkunnigorgan
- förbundets representant i en facklig centralorganisations fullmäktige
- ordförande, sekreterare, kassör, medlemsansvarig, huvudförtroendeman, förtroendeman, arbetarskyddsfullmäktig eller styrelsemedlem i en medlemsförening eller samorganisation.
Ansökan skickas antingen per e-post till adressen arkisto@jhl.fi eller per post till adressen JHL/arkisto PL 101 00531 HELSINKI.
Om dokumentmallar och arkivering
Dokumentens mallar är skyddade dokument. Du får tillgång till innehållet i mallarna genom att kopiera över texten till ett nytt tomt dokument enligt anvisningarna nedan.
Ladda ner mallen till din dator men spara den inte.
- Öppna filen och välj allt innehåll (använd tangentbordets snabbkommando Ctrl + a, tryck alltså samtidigt på Ctrl och a).
- Kopiera texten genom att trycka Ctrl + c.
- Öppna ett nytt Word-dokument och klistra in texten genom att trycka Ctrl + v.
Följande delar av protokollet kopieras till utdraget:
- diarieuppgifter och rubrik, i stället för protokollets namn skriver man ”protokollsutdrag”
- tid, plats, de närvarande och öppnande av mötet
- laglighet och beslutförhet
- den punkt i protokollet som gäller ärendet i fråga
- namnteckningar och protokolljustering
- styrkande av utdragets riktighet.
Punkterna i utdraget numreras på samma sätt som i det egentliga protokollet.
Mall för formatering av dokumentet (linkki)
På Standardiseringsförbundets webbplats finns en video med mer information (på finska).
Arkivering
Föreningen har en skyldighet att bevara uppgifter om föreningens verksamhet. Föreningens styrelse ansvarar för arkiveringen sköts. Arkivering innebär att dokument som föreningen producerat eller fått tillhanda förvaras i god ordning i ett arkiv.