Jäsenrekisterin tietosuojaseloste

TIETOSUOJASELOSTE

EU:n yleinen tietosuoja-asetus 2016/679
Tietosuojalaki 1050/2018

Laatimispvm: 1.1.2018
Päivitetty 31.5.2022

1. Rekisterinpitäjä

Julkisten ja hyvinvointialojen liitto JHL ry (”JHL”)

Käyntiosoite:
Sörnäisten rantatie 23, 00500 Helsinki

Postiosoite:
PL 101, 00531 Helsinki

puh. 010 77031

2. Yhteisrekisterinpitäjät

JHL ylläpitää jäsenrekisteriä ja päättää yhdessä jäsenyhdistysten kanssa jäsenyyden hoidosta ja ylläpidosta. Jäsenen henkilötietojen yhteisrekisterinpitäjänä toimii JHL:n lisäksi se jäsenyhdistys, jonka jäsenenä henkilö on. Oman jäsenyhdistyksen jäsen voi tarkistaa omaJHL:stä.

3. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Jäsenpalvelupäällikkö Jutta Pekonen, jutta.pekonen@jhl.fi, Sörnäisten rantatie 23, 00500 Helsinki, puh. 010 7703 280

4. Tietosuojavastaavan yhteystiedot

Tietosuojavastaava Hannu Viljanen

tietosuoja@jhl.fi

Sörnäisten rantatie 23, 00500 Helsinki, puh. 010 7703 427

5. Rekisterin nimi

Julkisten ja hyvinvointialojen liitto JHL ry Jäsenrekisteri

6. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyperuste

Julkisten ja hyvinvointialojen liitto JHL ry pitää yllä jäsenrekisteriä, joka on keskitetty rekisteri ja johon on tallennettu JHL:n yhdistysten jäsenten tiedot. Tietoja käytetään jäsenyyden ja edunvalvonta- asioiden hoitamiseen, tilastotietojen kokoamiseen sekä tutkimusten laatimiseksi, toimihenkilötehtävien rekisteröimiseen, kurssihallintoon ja työttömyyskassan jäsenyyden ja maksujen seurantaan. Käsittely suoritetaan ammattiliittotoimintaan liittyvän yhdistyksen laillisen toiminnan yhteydessä ja asianmukaisin suojatoimin Euroopan unionin yleisen tietosuoja-asetuksen 9.2(d) artiklan nojalla. Yhdistykseen liitytään vapaaehtoisen hakemuksen perusteella. JHL voi jäsenen suostumuksella myös käsitellä jäsenen henkilötietoja suoramarkkinointitarkoituksiin.

7. Rekisterin tietosisältö

Rekisteri sisältää rekisteröidyistä seuraavat tiedot:

Henkilö- ja jäsenyystiedot

nimi
henkilötunnus
yhteystiedot; Osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite
jäsenyystiedot
äidinkieli
asiointikieli (postikieli)
kansalaisuus
koulutus
tilitieto
jäsenmaksutiedot.

Työsuhde ja jäsenmaksujen tilitysvelvoitteet

työsuhde- ja tilitysvelvoitetiedot
sopimusala
ammatti.

Toimihenkilötehtävät

Kurssitiedot

Käydyt kurssit
Ruoka-aineallergiatieto.

Edunvalvontatiedot

Jäsenyyteen ja jäsenen edunvalvontaan liittyvät tapaukset
Oikeus ja erimielisyys tapaukset.

Muut tiedot

Lehtitilaukset
Maksetut lakkoavustukset
Kunniajäsenyydet
Jäsenhankintatiedot
Myönnetyt stipendit ja kellot
Ansiomerkit

8. Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin se on välttämätöntä tässä tietosuojaselosteessa kuvailtujen tehtävien hoitamiseksi. Joitakin tietoja voidaan lain edellyttämissä tilanteissa säilyttää kauemmin, esimerkiksi kirjanpitolain tai yhdistyslain määrittämien säilytysaikojen mukaisesti. Esimerkiksi edunvalvontatoimeksiantoihin liittyviä tietoja säilytetään kuusi vuotta toimeksiannon päättymisestä ja jäsenmaksuihin liittyviä tietoja säilytetään kuusi vuotta. Kaikki eronneen jäsenen tiedot poistetaan tai anonymisoidaan viimeistään 10 vuoden kuluttua jäsenyyden päättymisestä.

9. Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot saadaan lähtökohtaisesti jäseneltä itseltään jäsenen liittyessä JHL:n jäsenyhdistyksen jäseneksi. Tämän lisäksi JHL saa osoitemuutostiedot Postin osoitemuutospalvelun kautta, jäsenmaksutiedot jäsenten työnantajilta sekä jäsenyyteen liittyvää tietoa Tilastokeskukselta.

10. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Jäsenten tietoja luovutetaan jäsenen suostumuksella työttömyyskassalle ja vakuutusyhtiölle, jonka kautta on järjestetty järjestön jäsenvakuutus.

Jäsenen suostumuksella jäsenen tietoja voidaan luovuttaa myös Suomen Ammattiliittojen Keskusjärjestö SAK:lle tutkimusten laatimiseksi.

JHL-opiston kursseille osallistujien henkilötietoja saatetaan luovuttaa mm. matkanjärjestäjille, hotelleille, opistoille ja Opetushallituksen Koski-palveluun.

Toteuttaessaan tämän tietosuojaselosteen mukaisia tehtäviään, hyödyntää JHL myös alihankkijoita. JHL solmii näiden toimijoiden kanssa sopimukset riittävästä tietosuojan tasosta ja käsittelyn lainmukaisuudesta.

11. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Henkilötietoja ei lähtökohtaisesti käsitellä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella. JHL-opiston kursseille osallistujien henkilötietoja saatetaan luovuttaa matkanjärjestäjille, jotka saattavat toimivat Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella. Tällöin rekisteröidyltä pyydetään nimenomainen suostumus luovutusta varten.

12. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisteri on suojattu toteuttamalla asianmukaiset tekniset ja organisatoriset toimenpiteet henkilötietojen tietoturvan varmistamiseksi.

Kaikki tietoliikenne on salattua parhaalla mahdollisella salaustekniikalla.

13. Rekisteröityjen oikeudet

Tarkastusoikeus

Tarkastusoikeuden käyttäminen on maksutonta, mutta jos tietoja pyydetään toistuvasti, rekisterinpitäjällä on oikeus periä siitä hallinnollinen maksu. Hän, joka haluaa tarkastaa itseään koskevat tiedot, voi tarkistaa omat jäsenyystietonsa omaJHL:stä tai tehdä palvelusta GDPR tietopyyntö.

Oikeus vaatia tiedon korjaamista tai poistamista

Siltä osin kuin rekisteröity voi toimia itse, hänen on oma-aloitteisesti ilman aiheetonta viivytystä saatuaan tiedon virheestä oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

Siltä osin kuin rekisteröity ei pysty korjaamaan tai poistamaan tietoja itse, korjaus- tai poistopyyntö on osoitettava jäsenyys- ja yhdistyspalveluidenyksikköön:

puh. 010 7703 430

jasenpalvelu@jhl.fi

Rajoitus- ja vastustamisoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus rajoittaa henkilötietojensa käsittelyä esimerkiksi siinä tilanteessa, että rekisteröity odottaa rekisterinpitäjän vastausta tietojensa oikaisemista tai poistamista koskevaan pyyntöön. Rekisteröidyllä on myös tietyissä tilanteissa oikeus vastustaa käsittelyä kokonaan.

Oikeus peruuttaa suostumus

Mikäli henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen, on rekisteröidyllä oikeus peruuttaa suostumuksensa ilmoittamalla tästä rekisterinpitäjälle.

14. Automaattinen päätöksen teko ja profilointi

JHL ei suorita rekisteröidyistä profilointia tai automaattista päätöksentekoa.

15. Valitusoikeus

Jos rekisteröity kokee, että hänen oikeuksiaan loukataan, toivotaan että rekisteröity ottaa ensisijaisesti yhteyttä tässä selosteessa nimettyyn tietosuojavastaavaan. Tarvittaessa rekisteröity voi tehdä valituksen tietosuoja viranomaisille.

Tietosuojavaltuutetun toimisto

puh. 029 56 16670